近年では企業規模に関係なく、コア業務への集中や業務効率化、コスト削減を目的にBPOを導入する企業が増加しています。BPOという言葉は知っていても、具体的にどのようなものかを正しく認識している人はあまり多くありません。
この記事では、BPOとアウトソーシングの違いや、BPO導入にあたってのメリット・デメリット、導入を判断するポイントについて解説します。
BPOとアウトソーシングの違い
一般的に、アウトソーシングは自社業務の一部を外部に委託することを指します。
BPOもアウトソーシングの一形態ですが、アウトソーシングが単純な業務の一部を委託するものであるのに対し、BPOは企業の業務プロセスを外部に一括して委託するという点が異なります。
この項目では、BPOならびにアウトソーシングの特徴と、それぞれ実行する目的について詳しく解説します。
BPO
BPOとは、「Business Process Outsourcing（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）」の略語で、自社の業務プロセスを外部に一括して委託するアウトソーシングの形態です。
業務の遂行と併せて、業務の前後プロセスや関連業務を外部に委託することで、自社のコア業務にリソースを集中させることができます。
BPOは、業務プロセスの効率化や改善を目的とした経営手法と言えるでしょう。
例えば、経理部門が従来自己完結していた精算業務を、経費の申請から全体の運用まで外部に委託することを指します。
特にBPOは、大規模な企業や多国籍企業でよく導入されています。
事業の課題解決や戦略に関わる基幹業務も期待される継続的な委託が多い特徴を持ち、企業は課題の解決や戦略的業務に注力できるようになります。
アウトソーシング
アウトソーシングとは、「外（アウト）からの調達（ソーシング）」を意味し、単一業務の外部委託や一時的な外部委託を指します。
例えば、経理部門の売掛金や買掛金の管理業務をアウトソーシングする場合を考えてみましょう。
この場合、派遣企業から経理部門に人材を派遣する方法と、管理業務を完全に外部の業者に委託する方法があります。
どちらも自社の人手を補完する手段で、いわば「臨時ヘルパー」のような役割を果たします。
具体的な業務の実施が主な目的であり、業務フローの改善などは行われません。
BPO導入のメリット
BPOの特徴や運用形態を押さえた上で、BPO導入におけるメリットについて解説します。
コア業務に集中できる
企業の成長にとって、ノンコア業務に関連する設備費や人件費、教育費などのコストを削減し、そのリソースをコア業務に注力する戦略は有益です。
例えば、高度なスキルを持つ人材を必要とする場合、彼らを正社員という待遇で雇用し、固定の部門を維持する必要があります。
しかし、これにより、繁忙期や閑散期に関係なく人件費が固定化されることになります。
BPO導入により、自社の従業員をコア業務に集中させることで、全体のコストを削減するだけでなく、さらなる売上向上を目指すことが可能と言えるでしょう。
コスト削減
自社の運用では、人件費やシステム費が固定費として計上されますが、BPOを導入することで、これらを変動費に変えることができます。
また、自社の社員のみで業務を行う場合、離職や休職時に新たな教育を行う必要があり、教育と時間のコストが発生します。
BPO事業者に業務を委託することで、スタッフの離職・休職に対応する必要がなくなり、教育コストの削減につながります。
業務品質の向上
専門に特化したBPO事業者は、効率的な業務フローを確立しています。
業務プロセスを明確に定義し、整備されたマニュアルに基づいて実行することで、これまでの業務フローのムダを省き、結果としてミスの軽減と高品質の維持が可能となります。
スタッフの管理や教育もBPO事業者が担うため、業務の処理速度や正確性が向上し、自社で業務を遂行するよりも優れた成果が期待できます。
業務の平準化
BPOを導入する際、業務フローの整理段階で、属人化やブラックボックス化した業務が浮かび上がり、業務のムダを発見できます。
非効率な業務を見直し、フローを最適化することで、ノンコア業務や付随業務の集約が可能です。
外部に委託することは、全体の業務量を減らし、コア業務への集中と業務の平準化を進めることにつながります。
BPO導入のデメリット
BPOを導入することで、想定されるデメリットについて解説します。
本質を理解することで、これらを回避することは十分に可能です。
外注コストがかかる
BPO導入には、ヒアリング、業務調査、運用フローやシステムの構築、引き継ぎ、マニュアル作成など、さまざまなコストが発生します。
したがって、財務的に厳しい場合はBPOの導入自体が難しいかもしれません。
業務にかかる予算を有効に活用するためには、企業が直面する課題を整理し、BPOで効果が期待できる業務を思案する必要があります。
これまでの経費と外部委託のコストを比較し、費用対効果を検討することが重要です。
ただし、業務が順調に進展し、委託期間が長くなるほど、売上とコストの差額によって、外注費を回収することは可能です。
そのため、BPO事業者の選択は慎重に行う必要があるでしょう。
社内にノウハウが残りづらい
BPO導入におけるもう一つのデメリットとして、自社内にノウハウが残らないという点が挙げられます。
特化した業務をBPO事業者に委託することで運用のレベルは向上しますが、自社内にそのノウハウが蓄積されないという問題です。
BPOを導入したものの上手くいかず、解約して再び自社で業務を行う必要が生じた場合、自社内にノウハウがない状態で業務に取り組むことになります。
また、スキルを持っていても、解約のタイミングによっては人員などのリソース確保が難しい場合も考えられます。
BPO導入を判断するポイント
BPOをより効果的に活用するためには、部署や企業全体をどのように変革させたいのかを具体的にイメージすることが欠かせません。
一般的にBPOは、会社に直接的な利益をもたらさない間接部門である、総務や経理などへの導入に適しています。
上手に活用すれば、大幅な業務改善を期待できますが、同様に導入することでコストもかかります。
効果を最大限に引き出すためには、BPO導入を判断する際のポイントを理解しておきましょう。
1.実績と得意分野
BPO事業者の多くは、その道に通じたスペシャリストを組織内に採用し、専門的なコンサルティングを提供しています。
同時に多くの企業からの受託経験により、幅広い事例とノウハウを蓄積しています。
このため、高い専門性を持つBPO事業者は、自社で業務を行うよりも優れたパフォーマンスを提供することができ、企業運営の一部を委ねる重要なパートナーとしての役割を果たします。
ただし、業者によって得意分野が異なることから、自社が委託したい業務についての実績や経験を検討することが重要です。
同様に、業界内の知名度や経歴の長さなども、信頼性を判断する指標となるでしょう。
ＳＣＳＫサービスウェアでは、設立から40年培ってきた業務ナレッジを用いて、業界職種問わずさまざまなお客様に高付加価値のサービスを提供しています。
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2.セキュリティレベル
自社の内部情報を提供して業務を外部に委託する際は、コンプライアンスとセキュリティ管理体制に十分な注意を払う必要があります。
近年、個人情報に関する法規制が厳しくなり、企業には高度なコンプライアンスが求められています。
情報漏洩が発生した場合、事業に深刻な影響を及ぼす可能性もあるのです。
セキュリティ対策が確立されたBPO事業者を選ぶためには、情報セキュリティポリシーが提示されていることが重要です。
情報セキュリティポリシーとは、組織における情報セキュリティ対策を具体的にまとめたもので、セキュリティポリシーと呼ばれることもあります。
契約前には必ずセキュリティポリシーの提出を求め、セキュリティ対策が十分かどうかをチェックしてください。
BPO事業者が、個人情報の適切な取り扱いを示すプライバシーマーク、国際的なセキュリティ基準を満たすISMS認証を取得しているかも併せて確認しましょう。
当社では、SCSKグループの一員としてコンプライアンスを推進し、高い倫理感を持って事業活動を行っています。その中でも「情報セキュリティ」を最重要課題としており、さまざまな取り組みを通じて、情報セキュリティレベルの維持・強化に努めています。
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3.業務範囲の拡大への対応
BPOを導入する際、まず部分的な業務から始め、その効果が実感できたら徐々に業務範囲を拡大することがあります。
将来的な業務の拡大に備えて、BPO導入時に対応可能かどうかを事前に確認しておくことが重要です。
大規模なBPO事業者は、一般的に業務範囲を幅広くカバーできるため、業務量が増加しても一括して委託できることがあります。
他の業務においてもBPOを検討している場合、企業規模が大きく、多岐にわたる業務を提供できるBPO事業者を選ぶと安心です。
4.導入コストが適切か
コスト削減を目指してBPOを導入することが一般的ですが、単に料金が安いだけでなく、業務品質を維持できるか、予期しないリスクへの対応も含まれているかどうかを確認することが重要です。
また、BPO事業者による提案が長期的な運用を見据えているか、必要以上のサービスが含まれていないかの確認も不可欠です。
確保した予算の範囲で、最も適した解決策を提示してくれる事業者を選択しましょう。
BPO導入を検討の際には、ＳＣＳＫサービスウェアの活用を！
BPOは単なるアウトソーシングとは違い、高度な専門知識と幅広い業務スキルが必要です。
BPOの導入は、自社とクライアントの双方にメリットがあり、企業価値の向上にもつながります。
BPOを効果的に活用するためには、その利用目的が適しているか、対象業務は適切であるかを明確にすることが大切です。
ＳＣＳＫサービスウェアは、ITを活用したBPO事業を展開している企業です。
長年、ヘルプデスク・コールセンターを始めとした幅広い業務を取り扱ってきた経験と豊富な実績に基づいて、業務の効率化や改善につながるサービスを提供しております。BPO導入をご検討の際は、ぜひお気軽にご相談ください。
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2030年に向けて、ビジネスサービスプラットフォーマーを目指し、既存事業のさらなる拡大と、ITを活用した高度なサービスの提供に力を入れています。
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