常に寄り添う姿勢を心がけ、スタッフや若手社員が定着する環境づくりに取り組む

今回は、名古屋センターの倉地 佑奈さんにインタビューを行いました。
営業職からバックオフィス業務に転身し、現在はコロナワクチン関連のプロジェクトで活躍している倉地さん。人材の採用活動やスタッフのサポート、若手社員の育成などさまざまな業務に取り組んでいます。ＳＣＳＫサービスウェアに入社したきっかけや現在の業務内容、仕事のやりがい、今後の目標など幅広く伺いました。

【プロフィール】
■倉地 佑奈｜スーパーバイザー　名古屋センター／2019年4月入社
2社で営業職を経験後、ＳＣＳＫサービスウェアに契約社員として入社。翌年、正社員に登用される。現在は、コロナワクチン予診票管理に関するプロジェクトにてスーパーバイザーを務める。

後輩たちに寄り添えなかったことが悔しかった

Ｑ．ＳＣＳＫサービスウェアに入社したきっかけを教えてください。
倉地さん：
前職では、法人向け携帯電話の営業職に携わっていました。
会社は名古屋にあるのですが、担当エリアが岐阜だったので、朝に一旦名古屋の会社に出社してから、車で1時間かけて岐阜へ行っていました。
営業では客先を何件も回るため、移動だけで3〜4時間ぐらい費やしていましたね。
名古屋の会社に戻るのは夜6時を過ぎてからで、そこから事務処理を行うといった日々を送っていました。
3年ほど続けていましたが、さすがに「もうこのままだと力尽きてダメになってしまう」と思って会社を退職したんです。

ただ、心残りだったのはあまり後輩に寄り添ってあげられなかったことでしたね。
毎年、何人もの新卒が入ってくるんですけど、激務に耐えられず休職してしまったり辞めてしまったりして続かなかったんです。
もうちょっと長く続けられるようにサポートができたらと思っていたのですが、当時の私もバタバタしていて余裕がなく、後輩の子たちをうまく支えられなかったことが悔しかったです。

そんなとき、偶然バックオフィスの管理職を募集しているＳＣＳＫサービスウェアの求人を見つけて応募しました。
スタッフをまとめたりサポートしたりする業務に興味があり、前職ではできなかったことに取り組める気がしたんです。
携帯電話の会社で働く前は、新卒で複合機を販売する営業職をしていました。
複合機の占める割合は50%ほどで、残りはパソコンやサーバーの販売、電話機の入れ替えだったんです。
そのため、IT関係の知識も活かせるのではないかと思いました。
前職の携帯電話同様、どちらもIT関係の新しいことを常に勉強していかないといけない仕事だったので、今まで培った知識や経験を無駄にしたくないという思いもありました。
面接では当時の課長が話を聞いてくれて、私の経歴が面白かったのか（笑）、縁あって採用していただき今に至ります。

まっさらな視点を持つ新人だから気づくことができる

Ｑ．入社後のプロジェクトについて教えてください。
倉地さん：
入社後は、入力業務をメインとしているエントリーセンターに配属されました。
小規模なプロジェクトをいろいろやっているところなので、打ち合わせをしていても、さっきまでA社の話をしていたのに、次はB社の話に移っているんです。
プロジェクトを兼任している人が多いのも特徴です。例えば、この人はA社とB社の担当で、あの人はB社のこの範囲とC社の担当みたいな感じですね。
私も管理者側の立場なので、会社ごとに何のプロジェクトをやっているか把握する必要があり、最初にこのことを叩き込まれました。

管理者候補の場合、スタッフの仕事を一通り経験してから管理者としての仕事に入ることが多いようですが、私は少しだけスタッフの仕事を経験したあとは、すぐにスーパーバイザーになりました。
スーパーバイザーは、スタッフの仕事を確認して納品する役割です。
スタッフに何か注意しなければいけないことが出てきた時は、同じフロアにいる管理者の先輩に相談していました。
特に1年目の頃は説得力がないので、注意する役をその先輩にやってもらうこともありました（笑）。
スタッフの方がベテランなので、1年目の私が言ったところで「やったこともないのにわかんないでしょ？」みたいな感じになってしまうんですよね。

でも、新人ならではのメリットもあります。逆にベテランでは見過ごしていることに目を向けられる側面もあるんです。
当時のマネージャーからは、仕事の効率の悪い工程を発見したり、業務の改善を提言したりすることを求められました。
長く続いているプロジェクトが多かったので、良くも悪くも「慣れ」で業務を進めていることがあるんです。
ずっと同じことをやっていると、それが当たり前になってしまっているので、非効率さに気づきにくいんですね。
新人の私をエントリーセンターに配属したのは、まっさらな視点で業務を見ることができる人材として期待していただいたのかなと思います。
エントリーセンターには3年ぐらい在籍して、2021年4月から今のプロジェクトが始まって異動しました。

コロナ収束まで続く一大プロジェクト

Ｑ．現在の仕事内容について教えてください。
倉地さん：
現在は、コロナワクチンの予診票管理に関するプロジェクトに携わっています。
自治体が行うコロナワクチン接種の予診票から、「誰がどこの病院で何月に何回目の接種を行ったか」という情報をデータ化する業務です。
この情報を元に自治体は病院にお金を支払ったり、次のワクチン接種のお知らせを市民に送ったりしています。
名古屋センターの他に、沖縄センターと札幌センターにも同じプロジェクトがあります。
まず、名古屋センターで予診票のスキャンを行い、それを沖縄センターと札幌センターで入力してもらいます。
入力データを戻してもらって、再び名古屋センターでツールを使って確認作業をして納品、という流れです。
名古屋センターのプロジェクトメンバーは7名と、あまり多くありません。
スペースの都合と人件費の面もあって、これ以上の座席が確保できないため、他の大きなセンターに入力をお願いしています。

たまに入力ミスがあって、自治体からクレームを受けることもあります。
例えば、1月に接種したのにデータでは2月になっているため、半年経ったのに次のワクチンの案内が送られてこないといった事例です。
これは単なる入力ミスというより、医療機関が接種日を一斉に書き込んでいるので、そこで月を間違えていることがあるんですね。
こちらでは気づきようもないことなのですが、医療機関の負担を考えると仕方のないことかもしれません。
2021年9月・10月がピークで、スタッフが一番多い時で沖縄センターに50名もいたんです。
データ入力には区の情報も入れるのですが、地域の区には馴染みがないですし、地名が読めないとかは大変でした。

今は、3回目と4回目の接種、あとは小さなお子さんの接種が多いです。
中には、ようやく1回目、2回目という人もいますね。
最近またコロナ患者が増えてきているので、怖くなって打とうと思ったのかもしれませんし、予診票の管理業務はまだまだ発生しています。
それでもピーク時より件数的に落ち着いていますから、沖縄・札幌を合わせて30名程度と名古屋の4名のスタッフで回しています。
政府は4回目接種について、「基礎疾患のある人と60歳以上の人が対象」としていますが、医療従事者全員が打つとなると今後その分の予診票が出るでしょうね。
このプロジェクトは年末ぐらいまで続く予定です。コロナはまだまだ収束しそうにないので、もしかすると延長するかもしれません。

振り返ってみると1人で仕事を回せるようになっていた

Ｑ．仕事のやりがいについて教えてください。
倉地さん：
社会人を5、6年経験していたから何とかなるだろうと思っていたのですが、入社したばかりの頃は本当に分からないことだらけでした（笑）。
分からないなりに、いろんな人に怒られながら仕事をしていましたね。
それが入社して9ヶ月ぐらい経ったある日、急に「あれ？この1週間、1人で仕事を回せたな」みたいな時があったんです。
普段は事務サポートの仕事なので、コールセンターはやっていないのですが、2週間だけの単発プロジェクトでコールセンターのスーパーバイザーを任されたことがありました。
初めてなのにスタッフ4人も抱えてプロジェクトを任されて（笑）。
コールセンターはお客様と電話が繋がっていてスピーディーな判断を求められますから、すごくプレッシャーがありました。
問題なく終わった時、一番達成感がありましたね。

思いを汲み取るには、まず話をよく聞くこと

Ｑ．スタッフとの接し方で気をつけてることを聞かせてください。
倉地さん：
いつも気をつけているのは、こちらから一方的に怒らないようにしていることと、スタッフの話を遮らないように聞くことです。
少しずつでも言葉にして話してもらわないと、私も思いを汲み取ることができません。
スタッフが話してくれる失敗について、遮ったり否定したりしないで、一緒に寄り添いながら考えて改善していくことを心がけています。
何といいますか、「あのスーパーバイザーは話をよく聞いてくれるぞ」って思ってほしかったのもあります（笑）。
言ってもダメだろうって思われると何も話してくれなくなりますし、私も壁を作りたくなかったので。
そのおかげか、これまで一緒に仕事をしているスタッフで、途中で来なくなる人や辞めてしまう人は一人もいません。
みんなが定着して働いてくれているのが自信になっています。

取りつくろった姿じゃなく、その人らしい飾らない人柄を知りたい

Ｑ．面接をしている時に注目している点を教えて下さい。
倉地さん：
今では採用活動にも携わっており、面接も1人で担当しています。
私が面接で気をつけて見ている点は2つあるんです。
まず1つ目は、職歴に短期間での転職が多い人は、面接でそのあたりを掘り下げて聞くようにしています。
2つ目は、面接がめちゃくちゃ上手い人ですね。
事務職を志望している人は、どこか照れ屋というかシャイな感じで、ちょっと恥ずかしそうに話す傾向があるんですけど、たまに営業マンか？っていうぐらい話すのが上手い人っているんですよね（笑）。
新卒の就活ならともかく、パートの面接で「御社の志望動機と致しましては――」みたいなキレッキレで話す人が来るとちょっと身構えてしまいます（笑）。
教科書どおりの取りつくろった姿じゃなくて、その人らしい飾らない人柄を知りたいんですよ。

私が面接でよく聞くのは、「今まで働いてきた職場で、どんな人って言われることが多かったですか？」という質問です。
例えば「丁寧だと言われていました」という人の場合、丁寧すぎて仕事が遅かった、のようなマイナスの連想にならずに前向きなエピソードを答えられた方は好印象ですね。
「別に何も言われませんでした」という答えの人は、社内の人たちとコミュニケーションを取ろうとしていなかったのかなと思ってしまいますね。
Web面接のため、限られた画面の中で判断する難しさを感じています。
それでも、人となりや雰囲気などから、今働いているスタッフと馴染めるかなと総合的に判断しています。

何でも相談できる環境を作っていきたい

Ｑ．今後の目標について教えてください。
倉地さん：
前職では叶わなかったことなので、新卒で入ってきた子たちの定着を助けていきたいという目標があります。
やはり新卒の子がすぐ辞めてしまう会社って、雰囲気が良くなるわけがないですから。
私や周りの人に、何でも相談できる環境を作っていきたいです。
名古屋センターに配属される新卒は、ここ数年は毎年1人だけ。同期がいないんですよ。
2年連続でメンターをやらせてもらっているので、他のセンターにいる新卒の子とWebミーティングで気軽に話せる場を設けたり、繋ぐ役割をしてみたいですね。
コロナの影響で交流の機会が少なくて、周りは知らない人ばかり…という状態が続いているため、会社への帰属意識をもう少し高めてあげたいなと思っています。

長期的な目標としては、私自身が辞めないことですね（笑）。
ＳＣＳＫサービスウェアで働き続けるなら、この先もいろんなことに挑戦して自分を成長させていかなくてはいけません。
そのために、毎年できることを少しずつでも増やしていきたいです。
今のプロジェクトも1年以上経って安定してきているので、抱えている仕事を少しずつ後輩に引き継いでいこうと考えています。
新規プロジェクトの立ち上げなど、マネージャー寄りの仕事にチャレンジさせていただく機会がありそうなので、今後はそちらの方も頑張っていきたいです。

人が定着する環境づくりを目指していく

今回は、名古屋センターの倉地さんにインタビューを行いました。
前職でやり残したことをバネにしながら、プロジェクトの業務を筆頭に採用活動や新卒社員の人材育成など、幅広く活躍されている様子が伺えました。
ＳＣＳＫサービスウェアでは、キャリアアップのためにチャレンジできる環境が整っています。
業務を通じてステップアップしたい方やキャリアチェンジのために転職を考えている方、ＳＣＳＫサービスウェアに興味のある方は参考にしてみてくださいね。